Le secrétariat du Conseil : le métier discret qui tient la gouvernance

Le Secrétaire du Conseil, un rôle clef

La fonction de Secrétaire du Conseil d’Administration (ou Conseil de Surveillance) et le cas échéant des comités du Conseil, n’est prévue ni par la loi ni par les codes de gouvernance. Elle peut être décrite dans le règlement intérieur du Conseil à l’initiative de la société.

Devant tenir compte des nombreuses exigences réglementaires, notamment pour les sociétés cotées, ainsi que des bonnes pratiques de gouvernance, le Secrétaire du Conseil joue un rôle clef pour assurer le bon fonctionnement du Conseil d’Administration :

• Il définit, en liaison avec le Président du Conseil (et le cas échéant avec les présidents des comités) et la Direction Générale, ainsi que parfois avec l’Administrateur référent ou le Vice-Président, le programme annuel de travail ;
• Il assiste le Président du Conseil (et le cas échéant les présidents des comités) dans l’organisation des travaux (ordres du jours, convocations, documentation, déroulement des séances, procès-verbaux…) ;
• Il est gardien de la conformité, facilitateur, et promoteur de la gouvernance, qui garantit la validité des décisions prises par le Conseil d’Administration.

L’apport d'Associés en Gouvernance

• Accompagnement du Conseil d’Administration et/ou du Secrétariat du Conseil, notamment à la suite d’un diagnostic gouvernance ou d’une évaluation du Conseil effectuée par Associés en Gouvernance ;
• Missions de management de transition ou d’intérim de la fonction de Secrétaire du Conseil (et le cas échéant des Comités) suite à une absence temporaire de ressource (démission, empêchement, congé maternité…).

Ce qu'il faut retenir

• Le secrétaire fabrique la qualité de l'information du Conseil
• Le procès-verbal est un acte juridique, pas un compte rendu
• Un secrétaire qui dépend entièrement du dirigeant n'est pas un secrétaire du Conseil